Fiş mi Fatura mı? Hangi Belge Ne Zaman Gerekir?

Kasada en sık duyulan sorulardan biridir: "Fiş mi fatura mı?" Cevabı çoğu zaman aceleye gelir ve elimize fiş tutuşturulur. Oysa bu iki belge aynı şey değildir ve hangisini aldığınız, o harcamanın kayıtlarda nasıl yer alacağını belirler.

İki belge, iki farklı işlev

En temel fark alıcının belgede görünüp görünmemesidir. Perakende satış fişi, satışın yapıldığını gösterir ama alıcıyı tanımlamaz: üzerinde satıcının bilgileri, tarih, tutar ve KDV vardır, sizin unvanınız ve vergi numaranız yoktur.

Fatura ise iki taraflı bir belgedir. Satıcının yanında alıcının unvanı, adresi ve vergi kimlik numarası da yazılıdır. Yani belge, harcamanın kime ait olduğunu da taşır.

Bu ayrım kâğıdın biçimiyle değil, işleviyle ilgilidir — ve muhasebe kaydında karşılığı farklıdır.

Fatura ne zaman gerekir

Faturanın hangi durumlarda düzenlenmesinin zorunlu olduğu, mükellefler arası işlemler ve belirli bir tutarın üzerindeki satışlar üzerinden tanımlanmıştır. Bu tutar her yıl yeniden belirlenir; bu yüzden ezberlenecek bir rakam değildir. Yürürlükteki hadler ve düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın mevzuat sayfası esas alınmalıdır.

Pratik kural şudur: harcama işletmeniz adına yapılıyorsa ve tutar önemliyse, fatura isteyin. Fatura istemek satıcı için ek bir işlem değildir; talep ettiğinizde düzenlenir.

Fişle gider yazılır mı

Küçük tutarlı harcamalarda perakende satış fişinin gider belgesi olarak dikkate alınabildiği durumlar vardır, ancak kapsamı sınırlıdır ve faaliyet konusuna göre değişir. Bu, mevzuatın yorum gerektiren bir alanıdır; kendi durumunuz için bağlayıcı görüş mali müşavirinizden gelir.

Bizim buradaki tavsiyemiz teknik değil pratiktir: belgeyi saklayın, kararı müşavirinize bırakın. Elinizde olmayan bir belge için "gider yazılır mıydı?" sorusunun cevabı zaten yoktur.

Belgeler dijitalleşiyor

Bugün faturaların önemli bölümü kâğıt olarak değil, e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura olarak düzenleniyor ve size e-posta ile ulaşıyor. Bu, kaybolma riskini azaltır ama yeni bir sorun yaratır: belge artık cebinizde değil, gelen kutunuzdadır — ve orada da kaybolur. Uygulamanın resmî tarafını e-Belge portalından takip edebilirsiniz.

Bu yüzden iyi bir gider takibi, kâğıt fişi de dijital faturayı da aynı yerde toplamalıdır.

İkisini birden takip etmek

Fişgraf her iki belge türünü de alır. Fişi telefonla fotoğraflarsınız; faturayı PDF olarak yüklersiniz. Her ikisinden de aynı alanlar çıkarılır: işletme adı, vergi numarası, belge numarası, tarih, matrah, KDV oranı ve toplam. Dönem raporunda ikisi yan yana, aynı sütunlarla görünür.

KDV tarafının nasıl ayrıştırıldığını KDV takibi yazımızda, belgenin neden saklanması gerektiğini fiş neden önemli yazımızda anlattık. Belgelerin uzun vadede okunabilir kalması konusunu ise dijital fiş arşivi yazımızda ele aldık.

Kasada ne demeli

Kısa cevap: işletme adına yapılan harcamalarda fatura isteyin. Fatura alamadığınız ya da tutarın küçük olduğu durumlarda fişi saklayın — ve ikisini de aynı gün kaydedin.

Nasıl işlediğini görmek için nasıl çalışır sayfamıza bakabilirsiniz.

Belgenin türü kadar önemli olan tek şey, o belgenin hâlâ elinizde olmasıdır.