Serbest Çalışanlar İçin Gider Takibi: Nereden Başlamalı?

Serbest çalışan biri için muhasebe, işin en sevilmeyen tarafıdır. Sebebi zorluğu değil, zamanlamasıdır: iş yaparken aklınıza gelmez, aklınıza geldiğinde ise iş yapıyorsunuzdur. Bu yüzden gider takibi çoğu serbest çalışanda ayda bir kez, üstelik son gün yapılır.

Tek kişilik işletmenin asıl sorunu

Büyük bir işletmede gider takibini yapan biri vardır — bir muhasebe görevlisi, bir ofis sorumlusu. Serbest çalışanda o kişi yine sizsinizdir. İşi yapan, faturayı kesen, tahsilatı takip eden ve fişi saklayan aynı insandır.

Bu yüzden serbest çalışan için doğru sistem, en kapsamlı sistem değildir; en az iş çıkaran sistemdir. Haftada bir saat isteyen bir düzen kurulur ama sürdürülemez.

Kişisel ile işi ayırmak

En sık yapılan hata, işle ilgili harcamayla kişisel harcamayı aynı yerde tutmaktır. Aynı kartla hem market alışverişi hem ofis malzemesi alındığında, ay sonunda ikisini ayırmak için ekstre satırlarına bakmak gerekir — ve o satırlarda ne alındığı yazmaz.

Pratik çözüm ikili: mümkünse işle ilgili harcamalar için ayrı bir kart ya da hesap kullanmak, ve harcamayı yaptığınız anda kaydetmek. İkincisi birincisinden daha etkilidir, çünkü kart ayrımı olsa bile belge yine kaybolur.

Hangi harcamaların gider olarak dikkate alınabileceği faaliyet konunuza göre değişir ve mevzuatta tanımlıdır; güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı esas kaynaktır. Kendi durumunuz için bağlayıcı görüş her zaman mali müşavirinizden gelir.

Neyi kaydetmek gerekir

Serbest çalışanların çoğunda gider kalemleri birbirine benzer:

• Ulaşım ve yakıt
• Yemek ve müşteri görüşmeleri
• Ofis, kırtasiye, kargo
• Yazılım abonelikleri ve internet
• Eğitim, kitap, konferans
• Meslek odası ve üyelik aidatları

Bunların tamamının belgesi vardır — fiş, fatura ya da e-posta ile gelen bir makbuz. Sorun belgenin olmaması değil, dağınık olmasıdır: bir kısmı cepte, bir kısmı e-posta kutusunda, bir kısmı uygulama içi satın alma olarak telefonda.

Ayda bir değil, anında

İşleyen tek düzen, harcamayı yaptığınız anda kaydetmektir. Kasadan çıkarken fişin fotoğrafını çekmek on saniye sürer; ay sonunda aynı fişi aramak çoğu zaman hiç sonuç vermez. Bu alışkanlığın nasıl kurulduğunu fiş tarama yazımızda ele aldık.

E-posta ile gelen faturalar ve PDF belgeler için de aynı kural geçerlidir: geldiğinde yükleyin. Fişgraf PDF ve görsel belgeleri de aynı kasaya alır, böylece kâğıt ve dijital belge tek yerde toplanır. Hangi işi hangi cihazdan yapmanın daha rahat olduğunu telefon, tablet, bilgisayar yazımızda karşılaştırdık.

Muhasebecinizle düzen

Serbest çalışanların çoğu mali müşavirle ayda bir görüşür. O görüşmenin verimli geçmesi, elinizde ne olduğuna bağlıdır: sıralı bir döküm mü, yoksa bir yığın mı?

Fişgraf dönem raporunu tarih ve kategori sıralı olarak hazırlar ve isterseniz seçtiğiniz gün müşavirinize kendiliğinden gönderir. Akışı muhasebeciye fiş gönderme sayfamızda anlattık. Meslek mevzuatı ve duyurular için TÜRMOB takip edilebilir.

Rakamlara bakmak

Gider takibinin görünmeyen faydası, kendi işinizi tanımanızdır. Hangi kalem büyüyor, hangi ay yoğun geçti, abonelikler toplamda ne tutuyor? Bu soruların cevabı gider raporunda durur — ama ancak kayıt düzenliyse.

Serbest çalışanlar için hazırladığımız gider takibi sayfasına göz atabilirsiniz.

Doğru başlangıç noktası bir tablo kurmak değil, bir sonraki fişi kaybetmemektir.