Muhasebecinizin İş Yükünü Azaltmanın En Kolay Yolu

Bir mali müşavirlik bürosunda ayın son haftası her zaman en yoğun haftadır. Ama o yoğunluğun büyük kısmı kayıt girmekten değil, gelen belgeyi anlamaya çalışmaktan doğar.

Büroda zaman nereye gidiyor

Mükelleften gelen zarf açıldığında karşılaşılan tablo genellikle şudur: sırasız fişler, solmuş termal kâğıtlar, hangi aya ait olduğu belirsiz belgeler, ikinci kez gelmiş kopyalar ve eksik olduğu ancak dönem kapanırken fark edilen kayıtlar.

Bunların hiçbiri muhasebe bilgisi gerektiren işler değildir. Sıralama, ayıklama, okuma ve telefonla teyit etme — hepsi mesleki değeri olmayan ama zamanın önemli bir kısmını yiyen işlerdir.

Mesleğin gündemini, mevzuat duyurularını ve yayınları takip etmek için TÜRMOB bürolar açısından temel kaynaktır; denetim ve raporlama standartları tarafında ise Kamu Gözetimi Kurumu başvurulacak yerdir.

Sorun kayıtta değil, kaydın öncesinde

Büro yazılımı ne kadar iyi olursa olsun — Logo, LUCA, Mikro, Zirve, ETA, Netsis, hangisi olursa — programın işi kaydı tutmaktır. Kaydın girdisini hazırlamak mükellefin tarafında kalır. Program bu boşluğu dolduramaz.

Fark tam burada oluşur. Aynı ay, iki farklı mükelleften iki farklı şey gelir:

• Poşette elli fiş, sırasız, bir kısmı okunmaz hâlde
• Tarihe göre sıralı bir döküm, yanında fiş görselleri

İkinci mükellefin işi yarım saatte biter. Birincisininki iki güne yayılır ve arada üç telefon konuşması geçer.

Düzenli döküm neye benziyor

Fişgraf'ın ürettiği dökümde her satırda şunlar bulunur: işletme adı, vergi numarası, fiş numarası, tarih, kategori, matrah, KDV oranı, KDV tutarı, toplam ve ödeme türü. Bunlar bir muhasebecinin programına gireceği alanların tamamıdır — eksik alan için geri dönüp sormak gerekmez.

Yanında PDF rapor ve fiş görsellerinin ZIP arşivi de gider. Bir tutar tartışılırsa belgenin kendisine bakılır; kimse kutu karıştırmaz.

Mükellef mükellef ayrı

Birden çok mükellefe bakan bürolar için Fişgraf'ta büro hesabı açılabiliyor. Her mükellefin kasası ayrı durur, dönem raporları ayrı ayrı gelir ve büro içinde birbirine karışmaz. Hangi mükellefin dönemi tamam, hangisi eksik — tek ekrandan görülür.

Akışı adım adım muhasebeciye fiş gönderme sayfamızda, programlarla ilişkisini muhasebe programları sayfamızda anlattık.

Geciken belge, gecikmiş dönem

Bürolar için asıl sorun eksik belge değil, geç gelen belgedir. Dönem kapanmaya yakın gelen bir belge yığını, planlanmış bir işi acil işe çevirir. Belgenin ayın belirli bir gününde kendiliğinden gelmesi, bu yüzden yalnızca bir kolaylık değil, dönem planlamasını mümkün kılan şeydir.

Mükellefe düşen pay

Bu tabloda mükellefe düşen iş aslında küçüktür: fişi kaybetmemek ve zamanında iletmek. Ama bu küçük iş yapılmadığında bedelini iki taraf da öder — büro zaman kaybeder, mükellef eksik gider yazar.

Belgeyi kaynağında yakalayan bir sistem, bu payı neredeyse sıfıra indirir. Mükellef fotoğraf çeker, geri kalanı sistem taşır. Büro tarafında ise sıralanmış, okunabilir ve eksiksiz bir döküm belirir.

Muhasebecinizin işini kolaylaştırmak aslında kendi işinizi kolaylaştırmaktır: düzenli gelen belge, daha az soru, daha az eksik ve daha hızlı kapanan bir dönem demektir.